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Soluções de impressão

gomaq — Fri, 26 Aug 2011 15:19:00 +0000

A impressão possui grande importância, tanto para as pessoas que imprimem simples documentos, trabalhos e apresentações, quanto para as empresas que trabalham com uma grande demanda de impressão.

Muitas dessas organizações que possuem um parque de impressão muito grande, não sabem como organizá-lo ou como tornar suas impressões mais ágeis e sustentáveis. Por esses motivos, existem algumas soluções de impressão, que tem como objetivo suprir essa demanda, aperfeiçoar a área e reduzir custos.

Conheça algumas dessas soluções de impressão e os benefícios delas para sua empresa:

GED: o GED (gerenciamento eletrônico de documentos) é uma forma de organizar todas as informações de uma empresa. Os documentos são separados, armazenados e preservados para consultas posteriores. Essa solução é importante, pois otimiza os custos, o tempo e o espaço dos arquivos. Além disso, é uma forma de evitar o uso do papel e contribuir com o meio ambiente.

Outsourcing de impressão: o outsourcing nada mais é do que uma espécie de terceirização de serviços. No campo da impressão, diversas organizações escolhem empresas especializadas para cuidar de todo o processo relacionado a cópia e impressão. A importância dessa solução está na redução dos custos e principalmente, na melhora da qualidade da impressão.

Formulário eletrônico: uma das soluções que complementam o outsourcing de impressão. O Formulário eletrônico elimina estoques que não estão sendo usados, além de oferecer também a possibilidade de impressão sob demanda. Essa solução funciona com um software que armazena dados com interface direto nas impressoras. Com isso, basta preencher os campos necessários que o programa irá fornecer o documento customizado de acordo com suas necessidades.

Bilhetagem de Impressão: a bilhetagem de impressão é uma forma de gerenciar e controlar os documentos impressos dentro de uma organização. Por meio de um software, a empresa consegue ter um relatório completo de toda sua demanda de impressão, inclusive dividido por departamentos, colaboradores e máquinas. Dessa forma, é possível elaborar estratégias e ações para reduzir custos e controlar melhor o parque de impressão.

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As 5 tecnologias ligadas ao GED

gomaq — Thu, 20 Jan 2011 17:15:19 +0000

Já mostramos aqui no blog o significado da sigla GED (gerenciamento eletrônico de documentos). Agora, para aprofundar mais o assunto, vamos explicar algumas técnicas que facilitam a organização de todas as informações de uma empresa e que fazem parte do GED.

1. Document Imaging – o DI é o gerenciamento da imagem dos documentos. Com um grande número de documentos, é utilizada essa tecnologia de imagem para agilizar a consulta, processamento e distribuição dos documentos.

2. Forms Processing – o Forms Processing ou Processamento de Formulários é utilizado principalmente pelos bancos para agilizar o processo dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos. Esta tecnologia permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados, o que automatiza o processo de digitação.

3. RIM – o Records and Information Management é o Gerenciamento de Arquivos, tecnologia responsável pelo gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra.

4. COLD/ERM – mais conhecido como Gerenciamento Corporativo de Relatórios, essa tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Além disso, é possível fazer anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.

5.Workflow – o Workflow permitem o gerenciamento eletrônico do fluxo de processos e negócios das empresas. Essa é a ferramenta principal de GED, pois cria um ambiente de trabalho totalmente virtual.

O GED e a união de todas essas tecnologias permite que as informações necessárias para a o andamento dos negócios estejam disponíveis em meio digital, eliminando de vez papéis e aumentando a velocidade do processo. Além disso, torna o processo muito mais ágil e econômico para a empresa.

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O que é GED?

gomaq — Fri, 11 Jun 2010 12:21:01 +0000

GED significa gerenciamento eletrônico de documentos, são técnicas que facilitam a organização de todas as informações de uma empresa. Com o avanço da tecnologia, as estratégias de GED também estão em constante atualização. Antigamente, o sistema era utilizado apenas para digitalizar documentos e organizá-los no computador, hoje em dia é possível gerenciar dados também em Word ou Excel, por exemplo. O GED consiste basicamente em 5 etapas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação.

Esse gerenciamento de dados também é uma forma de reduzir custos e trabalhar de forma mais sustentável. Imagine quanto papel poderá ser retirado da empresa se todos forem digitalizados com qualidade muita próxima do original? Com certeza será uma economia de espaço e tempo bastante significativa.

Para simplificar, o GED funciona mais ou menos assim, sabe aquele contrato assinado há muito tempo que você achou que não iria mais usar, mas descobriu que agora ele será necessário? Então, em vez de perder tempo indo procurar o documento naqueles arquivos enormes, o que acha de encontrá-lo através de uma busca simples no computador? Muito mais simples.

O GED é responsável pela organização de todas os dados da empresa, com isso, a corporação ganha com uma economia de tempo, espaço e custos. A técnica também evita dores de cabeça relacionadas a perda de documentos.

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