A indexação de documentos é a identificação de atributos específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa de um documento. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Os campos de índice, ou campos-chave, são campos de banco de dados usados para categorizar e organizar documentos. Eles geralmente são definidos pelo usuário e podem ser usados para pesquisar e recuperar documentos. Alguns exemplos incluem nome, sobrenome, endereço, número da fatura e data.
É importante que a indexação do documento seja feita com precisão, caso contrário, será difícil, senão impossível, recuperar um documento digitalizado. Em outras palavras, a indexação cria um caminho para documentos com base em como os processos de negócios de uma empresa são executados e como a equipe trabalha. Para obter o máximo de recursos possíveis dos seus dados indexados, você precisará de um sistema que possa lidar com eles de maneira eficaz. Por isso, certifique-se de ter um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED eficiente que possa usar os metadados.
O objetivo principal da indexação é garantir a capacidade de pesquisar e recuperar instantaneamente as informações contidas nos documentos digitalizados. Ele também pode ajudar a melhorar a eficiência do escritório, permitindo que seus funcionários pesquisem informações sem a necessidade de vasculhar caixas de arquivos.
À primeira vista, a indexação pode parecer sem importância, visto que o título e o conteúdo de um documento são adequados para descrevê-lo, no entanto, a indexação de metadados torna seus documentos mais fáceis de serem acessados e gerenciados das seguintes maneiras:
- Quando você usa metadados corretamente, cada documento pode ser agrupado com outros semelhantes com base nas palavras-chave usadas.
- Ele agiliza sua capacidade de gerenciar seus documentos identificando prontamente qual documento pertence a um determinado grupo.
- Também facilita a organização de grandes volumes documentais com base em categorizações específicas que, de outra forma, teriam exigido que você pesquisasse cada documento de forma individual até conseguir encontrar o arquivo desejado.
Ter que vasculhar centenas ou mesmo milhares de arquivos desordenados em suporte de papel, empilhadas em mesas ou prateleiras, ou até mesmo organizadas e armazenadas em caixas ou pastas para encontrar determinadas informações sem um mecanismo de busca eficiente, geralmente leva muito tempo. Porém, esse problema é facilmente resolvido quando esses documentos são indexados e tornam-se rastreados em um sistema.
Os documentos em formato digital quando bem indexados e armazenados em um GED, se tronam mais fáceis de serem pesquisados e recuperados sempre que for necessário, basta apenas clicar em alguns botões. Desse modo, o tempo e o esforço investidos na pesquisa de documentos físicos e digitais são reduzidos significativamente através da indexação, aumentando a eficiência dos negócios.
Muitas empresas de médio e grande porte possuem geralmente uma sala ou depósito dedicado para armazenar seus documentos. Dessa forma, os custos operacionais aumentam consideravelmente com o tempo, à medida que cresce a demanda por mais espaço e os funcionários precisam manusear um número crescente de arquivos e papelada.
Ao passo que a eficiência da recuperação de documentos é aprimorada, os custos operacionais associados à busca de documentos são drasticamente reduzidos. Uma explicação lógica para isso, por exemplo, é que você passa a depender menos de recursos humanos para fazer o trabalho de gerenciamento e recuperação de documentos.
Ao usar termos de pesquisa apropriados para indexar seus documentos, você está possibilitando que a equipe gaste menos tempo pesquisando caixas e mais tempo fazendo o que é realmente relevante para os negócios.
Além disso, com a definição dos campos chaves utilizadas na indexação dos documentos, sua empresa promoverá com mais facilidade e segurança a padronização dos seus processos organizacionais e você também obtém mais eficiência no controle do ciclo de vida dos documentos, o que torna o gerenciamento deles mais simples.
Com as atuais leis que regulamentam a proteção de informações confidenciais como a LGPD, é fundamental garantir a conformidade legal no gerenciamento dessas informações. Os dados confidenciais contidos nos registros em papel estão naturalmente mais vulneráveis a acessos indevidos.
Com o software de indexação de documentos, os metadados identificados podem ser usados para aumentar os níveis de segurança no sistema de documentos de uma organização. Dessa forma, uma empresa pode restringir o acesso a registros com índices específicos, protegendo assim as informações de uma organização.
Outro benefício da indexação digital de documentos é a automação de processos de negócios ou fluxos de trabalho. A indexação ajuda a automatizar tarefas como compras, confirmações de pedidos, pedidos de estoque e atendimento de solicitações, processamento de dados da folha de pagamento, pagamentos a fornecedores, consolidação de pagamentos e operações internas entre departamentos que envolvam tramites de documentos.
Essas tarefas podem ser configuradas no sistema de negócios rapidamente com base nas informações de indexação digital disponível. A automação do fluxo de trabalho melhora a eficiência, otimiza as atividades operacionais, promove a celeridade dos trâmites de documentos e informações e aumenta a rotatividade dos negócios.
